Lo beneficioso o perjudicial de la mayoría de las decisiones tomadas durante un proyecto no suele ser evidente hasta más tarde -y en el caso de las malas decisiones a veces hasta después de que es demasiado tarde- por lo que es importante reconocer algunos de los riesgos comunes en la implementación de proyectos en donde la tecnología, sea hardware o software, es una pieza central del mismo. Con una buena comprensión de estos riesgos, los gerentes podrán tomar decisiones que resultarán en una mayor probabilidad de éxito, y no socavando su iniciativa de transformación digital.

A continuación, hay seis decisiones que pueden poner en peligro un proyecto tecnológico, y por tanto, se deberá tener en cuenta:

Por lo general, los ejecutivos y los equipos de proyecto no siempre reconocen la necesidad o la importancia de la gestión del cambio. Peor aún, algunos deciden no invertir el tiempo y los recursos necesarios para garantizar que este factor crítico para el éxito se aborde adecuadamente. Si su equipo y sus recursos no están enfocados activamente en el cambio organizacional, entonces su decisión está socavando sus posibilidades de éxito del proyecto.

Si bien los flujos de trabajo transaccionales detallados dependerán en gran medida del software que se implemente, es un error no definir los procesos de negocios y flujos de trabajo deseados hasta cierto punto. Para tener una dirección clara sobre cómo debe configurarse e implementarse el nuevo software, se debe considerar los procesos de su empresa en el contexto de cómo deberían operar independientemente de la tecnología. Las soluciones tecnológicas son cada vez más flexibles, pero es un error suponer que estos mágicamente definirán los procesos de negocio que las empresas necesitan. esos deben estar definidos de antemano.

Algunos ejecutivos y jefes de TI suponen que pueden manejar las transformaciones digitales por sí mismos. Otros suponen que pueden externalizar completamente la iniciativa a consultores externos y desentenderse del tema. Cualquiera de los extremos es desacertado, por lo que es importante encontrar un equilibrio adecuado. Es primordial contar con consultores calificados y con amplia experiencia, que marquen la ruta y guíen el camino, pero también debe los gerentes deben asegurarse que su equipo sea el propietario del proyecto y sus resultados. Esta es la única forma de garantizar una solución sostenible que no requiera de una estación de consultoría permanente en las oficinas de la empresa por el mismo proyecto.

Los controles y la gobernanza del proyecto son tan importantes como el administrador del proyecto que pone a cargo -si no más. Estos controles aseguran que el equipo del proyecto se mantenga enfocado. Siempre habrá solicitudes que aumenten el alcance, sobre todo aquellas de personalización que no se contemplaron al inicio, por lo que la administración del tiempo y del costo debe ser deliberada para garantizar que el proyecto se mantenga en el camino a largo plazo. Esto debe incluirse como parte de su carta durante las primeras etapas de su transformación.

Para usar un dicho común, «los ejecutivos a menudo son culpables de pasar por encima de los dólares para recoger centavos». En otras palabras, a veces los ejecutivos se enfocan demasiado en contener los costos de implementación del proyecto a corto plazo, incluso si el resultado final es de mayor costo a largo plazo después de la implementación. Esta decisión puede complicar más el proyecto por el hecho de que la mayoría de las estimaciones de presupuesto y tiempo no son tan apegadas a la realidad en un inicio, pues siempre hay requerimientos que van surgiendo en el camino. Por tanto, adherirse estrictamente a las estimaciones iniciales puede ser extremadamente riesgoso.

Tomar buenas decisiones también requiere un equipo de proyecto diverso y fuerte, con conjuntos de habilidades que se complementen entre sí. Esto quiere decir que se debe formar un equipo multidisciplinario de diferentes áreas de negocio. Es necesario tener pensamiento estratégico y compromiso. Los proyectos de este tipo afectan a toda la organización, no solo en el uso de una herramienta en particular sino en la forma en cómo se hacen las cosas. Por lo que si bien hablamos de un proyecto de transformación digital, este no debe pertenecer exclusivamente al departamento de TI.

Tener en cuenta estos aspectos y tomar la decisión adecuada puede ser la diferencia entre un proyecto que resulte exitoso y uno que resulte en fracaso.