Seguros Equinoccial incrementa su eficiencia en la gestión de compras

• Los gastos administrativos y amortizaciones se los llevaba «a mano», en una hoja de cálculo, lo cual causaba muchos inconvenientes debido a los errores humanos que se producían.
• Dado que el sistema core de la compañía no permitía registrar este tipo de valores, el departamento de sistemas realizó una serie de cubos para poder registrar la información. Sin embargo, esta solución no satisfacía todas las necesidades de control presupuestario.

Con los antecedentes mencionados, se formó un comité constituido inicialmente por las gerencias de las áreas de Procesos, de IT y de Recursos Humanos y Administración, el cual sugirió la implementación de un ERP con el objetivo de solventar las dificultades existentes y de tener un control financiero más preciso, que optimice el resultado. Posteriormente, se sumó al comité la dirección de Operaciones.

Para cumplir con este objetivo, el comité buscó en el mercado a las empresas capaces de proveer una solución como la que se necesitaba y, además, cumplir con todos los requerimientos que la compañía exigía.

Novatech había trabajado anteriormente con Seguros Equinoccial en dos proyectos: uno de redefinición de procesos y otro de planificación estratégica. Asimismo, es proveedor de otras compañías que forman parte del grupo. El resultado exitoso de sus trabajos previos fue uno de los factores que se tomó en cuenta para su contratación en este nuevo proyecto. Se sumó a este factor, el hecho de que el proveedor cuente con una solución de completa, escalable y de clase mundial, como Dynamics AX de Microsoft. Finalmente, era el proveedor que cumplía con todos los requisitos, no solo económicos sino también en términos de conocimiento, asesoría y servicio.

A medida que la compañía fue conociendo la herramienta durante la implementación, nuevos deseos de usabilidad aparecían, pero, al mismo tiempo, se tuvieron que repensar los objetivos. Así, el comité decidió que debía mantenerse la interacción con el sistema core de la compañía, llamado SISE, por lo que se tuvo que desarrollar una cantidad significativa de interfaces para que la información se transmitiera hasta este y otros sistemas.

Si bien esto, que no estuvo previsto desde un inicio, demoró el proyecto por un tiempo, Novatech siempre estuvo presto a dar una solución. Actualmente se tiene implementado el módulo de compras para servicios -objetivo inicial del proyecto- el cual controla el proceso desde la solicitud hasta el registro de la factura. Además, Dynamics se integra al sistema de nómina, Adam. de tal forma que todo el costeo de nómina pueda encontrarse en el ERP.

Según Gisell Navarrete, Jefe de Administración, ahora Seguros Equinoccial tiene un control financiero más preciso y eficiente. En primer lugar, más preciso porque se tiene costeado todos y cada uno de los gastos. Antes cada colaborador hacía sus compras y llevaba sus propias cuentas. Ahora, con Dynamics AX, se tiene un control de ¿quién compra? ¿qué compra? ¿por qué compra? Y en segundo lugar, más eficiente porque la configuración de la herramienta está diseñada para que, literalmente, no se pueda comprar nada si no hay presupuesto. A diferencia de antes, en donde si bien se tenía el presupuesto a la vista, no había ninguna restricción física o tecnológica que impidiera realizar una compra

Como consecuencia de la implementación de Dynamics se decidió crear el área de Compras, la cual servirá a todos los departamentos. En ese sentido, los gastos y presupuestos de cada área estarán mejor controlados, lo cual se traducirá en tener una mejor rentabilidad. Y la ventaja, es que la información está visible para todos quienes la necesitan para tomar decisiones. Por otro lado, si bien aún no se ha fijado una fecha para ampliar la herramienta hacia otras áreas, la visión de la compañía es que Dynamics AX llegue a reemplazar el sistema actual para manejar directamente en la herramienta todos los costos operativos, como son los siniestros. La fecha dependerá del tiempo que demore la estabilización de los nuevos procesos que se definirán con el área de compras.

De acuerdo a la Gerente de Proyecto, los factores determinantes para el éxito del proyecto fue la apertura y disposición de los consultores que trabajaron conjuntamente con la compañía para que el proyecto fluya. No solo que los consultores conozcan la herramienta a la perfección para guiar al equipo sino también la empatía que tuvieron para hacer el día a día más llevadero fue fundamental para el éxito del proyecto.