Preguntas Frecuentes sobre la Automatización Robótica de Procesos

Como todos hemos sido testigos, el 2020 fue un año en el cual las empresas en todo el mundo se vieron obligadas a acelerar sus procesos de transformación digital para sobrevivir. Eso significó no solo adoptar nueva tecnología sino también a cambiar su cultura de trabajo.

La automatización robótica de procesos, más conocida como RPA, ha sido una herramienta fundamental en esta época; ha allanado el camino hacia esa transformación integrando tecnología de extremo a extremo, emulando las tareas laborales repetitivas de los humanos y facilitando el trabajo remoto, de tal manera que los procesos operativos y comerciales pudieran continuar sin interrupción, y más ágilmente.

Pero incluso con esta proliferación masiva de software de RPA, a menudo quedan preguntas sobre la propuesta de valor de su implementación: cómo RPA realmente aumenta la eficiencia y la productividad, así como los matices de la implementación y el impacto general en la cadena de valor de una empresa.

En este artículo, abordaremos algunas de las preguntas más frecuentes sobre RPA para contestar preocupaciones comunes sobre qué procesos pueden automatizarse, los resultados y beneficios esperados, y el futuro del software RPA.

Uno de los beneficios de RPA es que se puede utilizar para automatizar tareas en cualquier industria, incluidos seguros, atención médica, servicios bancarios y financieros, adquisiciones, gestión de la cadena de suministro y fabricación. Si bien muchas de las tareas en estas industrias varían en sus resultados, también tienen puntos en común que las hacen adecuadas para la automatización.

Algunas de las tareas de back office ideales para la automatización:

Son repetitivas y consistentes. Estas actividades permanecen fijas en el tiempo y no son variables. Los robots siguen reglas, por lo que las tareas de automatización deben consistir en pasos inequívocos tomados de una manera definida cada vez. Los ejemplos incluyen entrada y migración de datos, nómina, cuentas por pagar y tareas más generales de copiar y pegar y realizar tareas de «silla giratoria» (que implican ingresar datos manualmente en un sistema y luego ingresar los mismos datos en otro sistema).

No requieren intervención humana constante. Si bien los robots pueden detenerse en medio de un proceso y alertarán a los empleados humanos cuando lleguen a una excepción, los procesos más ideales son aquellos que pueden automatizarse por completo. Esto conducirá a los resultados más eficaces, como la reducción de costes y el aumento de la productividad, en el plazo más breve posible.

Son de gran volumen y consumen mucho tiempo. Los procesos, como el procesamiento de pedidos y reclamaciones, que requieren una gran inversión de tiempo y esfuerzo por parte de sus empleados, así como los que son más onerosos para su organización, son los que garantizan y justifican la implementación de RPA.

Las tareas sencillas y repetitivas ocupan una cantidad significativa de tiempo de un empleado. Tras la automatización de estos procesos, gran parte de este tiempo se libera para centrarse en tareas de mayor valor que implican una toma de decisiones compleja, como el desarrollo de relaciones con los clientes. Pero, ¿qué es exactamente lo que RPA permite que esto suceda?

Los beneficios más importantes proporcionados por la automatización incluyen:

Costos reducidos. Según el Instituto de Automatización Robótica de Procesos (IRPA), el software de RPA puede reducir los costos entre un 25 y un 50%, ya que los robots suelen costar entre un tercio y una quinta parte de un empleado a tiempo completo.

Calidad consistente. Debido a que los robots de software de RPA actúan de manera coherente, las tareas automatizadas tendrán una mayor precisión, lo que permitirá una mitigación sustancial del riesgo. Los robots podrán optimizar las tareas sin problemas y ejecutarlas de la misma manera en todo momento.

Eficiencia incrementada. Los robots de software RPA pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. No es necesario que tomen descansos durante el fin de semana o los días festivos. Junto con una mayor velocidad y un menor tiempo de ciclo, esto puede proporcionar un rendimiento de back office optimizado en un período de tiempo muy corto.

Una razón para implementar RPA dentro de su empresa es la escalabilidad. Los flujos de trabajo de procesamiento de pedidos o cuentas por pagar, por ejemplo, se pueden replicar o reutilizar en diferentes departamentos comerciales y entre ubicaciones. Además, la cantidad de robots activos se puede aumentar o reducir rápidamente con un costo adicional mínimo o nulo.

Escalar su fuerza de trabajo robótica puede ser un desarrollo permanente para igualar el crecimiento de su empresa, pero los robots también se pueden escalar temporalmente para satisfacer la demanda del negocio durante una ventana específica. Las empresas pueden experimentar una mayor demanda de mano de obra robótica durante las horas pico (vacaciones, fin de trimestre, etc.) cuando se requiere más procesamiento de pedidos. La escalabilidad temporal también es útil cuando una fuerza laboral robótica más activa puede procesar transacciones adicionales durante el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.

Dicho de otro modo, es más fácil escalar el software que las personas. Aumentar o disminuir la cantidad de robots es mucho más rentable y eficiente que tener que contratar y despedir empleados.

Hoy en día, el software robótico se basa en reglas y las excepciones requieren la intervención humana para su resolución. Sin embargo, con la contribución de los algoritmos cognitivos y el aprendizaje automático, RPA está adaptándose a situaciones cada vez más complejas, corrigiendo errores de forma independiente y aplicando juicios. Si bien los procesos transaccionales son el enfoque actual de la tecnología de automatización, la convergencia de RPA con AI está ya sucediendo y será lo que tome la posta en el horizonte cercano.

Las capacidades de los productos cognitivos y de RPA se combinarán en una única solución que permitirá automatizar las tareas de manera adaptable y receptiva para maximizar los resultados de negocio. Los robots de software podrán analizar actividades elaboradas como un empleado humano para ofrecer un rendimiento superior y una experiencia de cliente más valiosa.

Las preguntas que rodean la eficacia del RPA son fundamentales para comprender cómo esta tecnología puede servir como propuesta de valor para que las empresas logren procesos optimizados y operen de la manera más eficiente y productiva posible.

RPA ha recorrido un buen camino hasta ahora y muchas empresas ya están viendo beneficios sustanciales de su implementación. Las actividades operativas que anteriormente obstaculizaban la productividad ahora pueden automatizarse para permitir un aumento significativo de recursos e ingresos.

Sin duda, RPA tiene un futuro aún más prometedor por delante, especialmente con tecnologías inteligentes que lideran el camino en el próximo gran paso en las capacidades de automatización.