Royal Flowers desarrolla una cultura Data Driven

Royal Flowers es una compañía de producción y exportación de flores para el mundo con sus fincas de producción ubicadas en Ecuador y sus oficinas comerciales ubicadas en Miami.

La empresa cuenta con dos fincas. La primera, creada en 1991, está localizada en la Provincia de Pichincha. La segunda finca, y más grande, llamada Continex, abrió sus puertas en 1996. Ambas fincas tienen un área cultivable de 100 hectáreas las cuales producen más de 100 variedades para el mercado global.

El objetivo principal de la empresa es proveer al mercado de flores ecuatorianas que cumplan estrictamente con las normas de calidad. Para ello, Royal Flowers invierte constantemente en las mejores técnicas de producción de flores respetando al medio ambiente.

La compañía trabajaba con MS Excel y Cristal Reports. Ambas herramientas se conectaban a las bases de datos de los sistemas transaccionales y permitían crear hojas dinámicas, tablas y gráficos que luego generaban informes para las gerencias. Finalmente, la herramienta que utilizaban para la presentación de informes y toma de decisiones era MS Power Point.

Todos los departamentos de la compañía preparaban sus informes de esta manera, tanto la parte Financiera, como la parte Comercial y Producción de las fincas, quienes generaban información de detalle, la cual era entregada posteriormente al gerente financiero. Se creaba una gran hoja en Excel que juntaba los datos, y mediante fórmulas preestablecidas generaba los informes.

Normalmente, preparar un reporte para Gerencia, luego del cierre de mes, tomaba entre 4 y 5 días. Al noveno o décimo día, ya se podía tener la información integrada para la presentación de la información a las gerencias de la organización.

Se adquirió QlikView porque el prototipo realizado para demostrar las fortalezas del producto cumplió con la expectativa del negocio.  Se presentaron los resultados de la demo a presidencia y los directores de área quienes tomaron la decisión de contratar QlikView.

Miami estaba realizando un piloto semejante usando otras herramientas parecidas, las cuales no pudieron entregar los datos por problemas de asociación de la información. Fue entonces cuando QlikView pudo demostrar grandes ventajas sobre otros competidores.

Se contrató a Novatech porque Royal Flowers conocía de su experiencia en este tipo de proyectos y por antecedentes que el personal de Royal Flowers tenía sobre el trabajo conjunto de Novatech con QlikView generando ventajas competitivas para el negocio.

En solo un mes de trabajo se completó la primera información prioritaria para la empresa, la cual estaba relacionada con el cultivo de flores.

Posteriormente, el proyecto fue ampliado a temas de post cosecha, y temas financieros como costos, estados de resultados y facturación diaria desde cada finca de la empresa.

El primer gran beneficio es tener una visibilidad completa y clara de toda la cadena de producción, desde la compra de insumos para las fincas hasta el detalle de la facturación en el área comercial. Dentro de esta cadena, hay temas importantes como por ejemplo el análisis de costos y productividad en cada finca y por cada invernadero. Actualmente, se puede comparar los rendimientos de invernaderos y variedades similares para tratar de identificar variaciones y los motivos de éstas, a fin de reducirlas de una manera importante y consistente.

En post cosecha, donde el uso de QlikView es intensivo, la visibilidad es en línea. Es posible conocer al instante la entrada de las flores con el mayor detalle posible. Se analiza en simultáneo qué es lo que se produce al momento y si será posible cubrir la demanda o no. Con el dato exacto entonces se puede tomar decisiones de venta, o de compra de flor terminada. Esto permite en forma significativa evitar la pérdida de ventas o mejorar la oferta. Con este análisis, el comprador internacional de flor conoce cuál es la oferta y puede mejorar la comunicación con sus clientes para cambiar, cancelar o confirmar nuevos pedidos. El cliente internacional de flores está mejor atendido y por tanto mejora su satisfacción global en el proceso.

Los directores comerciales de venta en Miami, conocen con suficiente antelación cómo va el cumplimiento de presupuestos diarios, semanales, mensuales, de tal manera que puedan emprender mejoras comerciales en la oferta de flores. Esto permite impulsar ventas a través de promociones.