10 preguntas que debería hacerle a su vendedor de ERP para manufactura

Parte 1

Por Jaime Ubidia M.

(5 min)

¿Su empresa ha crecido y su actual sistema ERP ya no es suficiente para administrar eficientemente los procesos de manufactura?

Seguramente sabe que existe desperdicio de recursos, que la planificación es una tarea enorme que nunca se la llega hacer a tiempo y que los intentos por mantener o mejorar el servicio al cliente son disparos al aire porque no cuenta con información oportuna que le permita hacer los ajustes necesarios en la producción.

Además, sabe que hay una cuarta revolución en marcha: la Industria 4.0; y que, si no hace algo al respecto, las empresas con visión a futuro se lo comerán vivo en pocos años. Más aún si su empresa compite en el mercado internacional o busca la expansión hacia otros mercados.

En otras palabras, sabe que necesita cambiar su limitado sistema financiero por un verdadero ERP para industria.

Lo que quizá no sabe -y estamos aquí para ayudarle- es cómo escoger un sistema y un partner que cumplan con los requisitos mínimos para dar el salto en la optimización de los procesos de producción que necesita.

A continuación, compartimos con usted las primeras 5 preguntas (de 10) que debería hacérselas a su vendedor de ERP para manufactura:

1. ¿Cuál es el core de su sistema y realmente conoce cómo se debe operar un verdadero sistema ERP?

Muchos sistemas llamados erróneamente ERP’s se basan en la contabilidad.  Agregaron módulos adicionales para manejar inventarios, compras, ventas y posiblemente algo muy básico para calcular costos.  Sin embargo, esto está muy lejos de ser un ERP.  Los sistemas Enterprise Resource Planning, nacen en las plantas industriales y en ellos, las operaciones son el corazón del sistema, es decir: las ventas, la producción, las compras, los proyectos, etc.  La planificación a futuro debe ser una capacidad básica en un ERP.  Si el sistema solo puede mirar al pasado o el presente, este no es un ERP de verdad.

2. ¿El sistema distingue entre los distintos tipos de fabricación, por ejemplo, productos de manufactura discreta vs por procesos?

Existen diferencias en los sistemas de costeo de productos de fabricación discreta vs. productos de fabricación tipo procesos, por lo que un sistema ERP orientado a la industria debe utilizar algoritmos diferentes para planificar y controlar la producción, dependiendo de si los productos a fabricar siguen un modelo u otro.

Además, el software debe tener la capacidad de manejar no solo los conceptos sino el costeo de co-productos y sub-productos.

Es importante que quien le esté vendiendo tenga la experiencia industrial para sugerirle las mejores prácticas y entienda sus necesidades de un ERP de fabricación, sea discreta o por procesos (o ambas), a un nivel interno y profundo.

3. ¿El sistema es capaz de ofrecer una completa trazabilidad de los productos?

En los verdaderos sistemas ERP la trazabilidad se construye sola, desde el momento en que ingresa una materia prima con un lote determinado y características de calidad determinadas, hasta el momento en que los productos terminados son vendidos a los clientes y eventualmente reciben servicio posterior.  En un sistema ERP, se puede conocer inmediatamente a quien se vendió un producto, qué procesos de fabricación tuvo ese producto específico, qué materias primas se utilizaron en su producción y quién fue el proveedor de estas.

Para elevar el nivel de servicio de atención al cliente postventa, por ejemplo en caso de un “recall” o reclamo de un cliente, asegúrese de que el sistema que le están vendiendo puede reflejar con facilidad toda la historia de un producto vendido, desde los detalles de la venta a clientes, pasando por todas las órdenes de producción de semi-elaborados, hasta la compra de materia prima.

4. ¿El sistema tiene funcionalidad para manejar todo tipo de procesos productivos independientemente del punto de encuentro con el cliente?

Si el sistema que está evaluando ofrece limitadas opciones de fabricación, las cuales el cliente deberá utilizar adaptando la forma de su producción a las capacidades de la herramienta, ponga una alerta.

O si el sistema que le ofrecen es tan básico que únicamente le permite crear una Orden de Producción parar poder costearla de manera muy gruesa, alce una bandera roja.

Los verdaderos ERP’s cubren de manera natural los procesos productivos de productos que se fabrican bajo distintos modelos de oferta a los clientes. Es decir, pueden manejar artículos MTS (make to stock), MTO (make to order), ETO (engineer to order), CTO (configure to order), simultáneamente, con modelos propios para cada tipo de fabricación.

5. ¿El sistema puede manejar escenarios distintos de planificación?

Los verdaderos sistemas ERP están hechos para mirar al futuro y poder planificar la producción, las compras, los inventarios y los recursos hacia adelante.

Pregúntese si el sistema que le ofrecen puede planificar los recursos de manufactura para distintos horizontes de tiempo:  semanas, meses o años, dependiendo del propósito.

El sistema debe ser capaz de permitirle la creación de escenarios de planificación que deben ser analizados para seleccionar el más a apropiado. Es decir, ayudarle a generar escenarios “qué pasa si” que le permitan simular opciones distintas de plan y sus resultados.

Un verdadero ERP tiene esto como una funcionalidad natural para que el gerente pueda seleccionar el escenario que quiera que se ejecute y se convierta en el plan real.

Conclusión

Sin duda hay otras preguntas importantes que hacer a su posible proveedor de ERP, sin embargo, estas son las 5 primeras que no debe pasarlas por alto por ningún motivo. Si el vendedor no es capaz de contestarlas a cabalidad y demostrar que puede cumplir con la promesa de venta, está frente a un posible riesgo de que el sistema que le están ofreciendo no satisfaga las verdaderas necesidades de la planificación de la producción, y al poco tiempo tenga que empezar de cero nuevamente. Lo cual se traduce en un doble -y en ningún momento menor- gasto.

Si estas preguntas le han servido de ayuda para empezar a evaluar un ERP, lea la segunda parte de este artículo, en el que se plantean 5 preguntas más que le ayudarán a profundizar en aspectos importantes para su inversión.

Recuerde que el objetivo de que una empresa manufacturera cuente con un sistema ERP es poder planificar sus recursos no solo financieros, comerciales y logísticos sino, y especialmente, su producción. Si el sistema que planea comprar no puede cubrir este aspecto eficientemente, usted terminará con nada más y nada menos que con una contabilidad costosa.

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