10 preguntas que debería hacerle a su vendedor de ERP para manufactura

Parte 1

Por Jaime Ubidia, gerente general de Grupo Novatech.

Su empresa ha crecido y su sistema contable-financiero ya no es suficiente para administrar eficientemente los procesos de manufactura. Sabe que existe desperdicio de recursos, que la planificación es una tarea enorme que nunca se la llega hacer a tiempo y que los intentos por mantener o mejorar el servicio al cliente son disparos al aire porque no cuenta con información oportuna que le permita hacer los ajustes necesarios en la producción.

También sabe que hay una cuarta revolución en marcha: la Industria 4.0; y que, si no hace algo al respecto, las empresas con visión a futuro se lo comerán vivo en pocos años.

En otras palabras, sabe que necesita cambiar su limitado sistema financiero por un verdadero ERP para Industria.

Lo que quizá no sabe -y estamos aquí para ayudarle- es cómo escoger un sistema y un partner que cumplan con los requisitos mínimos para dar el salto en la optimización de los procesos de producción que necesita.

A continuación, comparto con usted 5 preguntas que debería hacérselas a su vendedor de ERP para manufactura:

¿Cuál es el core de su sistema y realmente conoce cómo se debe operar un verdadero sistema ERP?

Muchos sistemas llamados erróneamente ERP’s se basan en la contabilidad.  Agregaron módulos adicionales para manejar inventarios, compras, ventas y posiblemente algo muy básico para calcular costos.  Sin embargo, esto está muy lejos de ser un ERP.  Los sistemas Enterprise Resource Planning, nacen en las plantas industriales y en ellos, las operaciones son el corazón del sistema, es decir: las ventas, la producción, las compras, los proyectos, etc.  La planificación a futuro es básica en un ERP.  Si el sistema solo puede mirar al pasado, este no es un ERP de verdad.

¿La herramienta distingue productos que se fabrican de manera discreta de los que se fabricación por procesos? Y ¿su empresa tiene la experiencia industrial para sugerirle las mejores prácticas?

Es decir, ¿el software utiliza algoritmos diferentes para planificar y controlar la producción, dependiendo si los productos a fabricar siguen un modelo de fabricación discreta o por procesos?

¿Maneja el software los conceptos de co-productos y sub-productos?

¿Conoce las diferencias en los sistemas de costeo de productos de fabricación discreta vs. productos de fabricación tipo procesos?  ¿Es capaz el software de manejar correctamente el costeo de co-productos y sub-productos?

Sin duda, a usted le gustaría que quien le esté vendiendo entienda sus necesidades de un ERP de fabricación sea discreta o por procesos a un nivel interno y profundo.

¿El sistema es capaz de ofrecer una completa trazabilidad de los productos?

En los verdaderos sistemas ERP, la trazabilidad se construye sola, desde el momento en que ingresa una materia prima con un lote determinado y características de calidad determinadas, hasta el momento en que los productos terminados son vendidos a los clientes y eventualmente reciben servicio posterior.  En un sistema ERP, se puede conocer inmediatamente a quien se vendió un producto, qué procesos de fabricación tuvo ese producto específico, qué materias primas se utilizaron en su producción y quién fue el proveedor de estas.

En caso de un “recall” o reclamo de un cliente, ¿el sistema puede reflejar con facilidad toda la historia de un producto vendido, desde los detalles de la venta a clientes, pasando por todas las órdenes de producción de semi-elaborados, hasta la compra de materia prima?

¿El sistema tiene funcionalidad para manejar todo tipo de procesos productivos independientemente del punto de encuentro con el cliente?

Es decir, ¿puede su sistema manejar artículos MTS (make to stock), MTO (make to order), ETO (engineer to order), CTO (configure to order), simultáneamente, con modelos propios para cada tipo de fabricación?

O ¿el sistema que le ofrecen es tan básico que le permite crear una Orden de Producción solamente parar poder costearla de manera muy gruesa?  Si el sistema que está evaluando ofrece limitadas opciones, las cuales el cliente deberá utilizar adaptando la forma de su producción a las capacidades de la herramienta, ponga una alerta.  Los verdaderos ERP’s cubren de manera natural los procesos productivos de productos que se fabrican bajo distintos modelos de oferta a los clientes.

¿El sistema puede manejar escenarios distintos de planificación?

Los verdaderos sistemas ERP están hechos para mirar al futuro y poder planificar la producción, las compras, los inventarios y los recursos hacia el futuro.  El sistema que le ofrecen puede planificar los recursos de manufactura para distintos horizontes de tiempo:  semanas, meses o años, dependiendo del propósito?  Es capaz el sistema de permitirme la creación de escenarios de planificación que deben ser analizados para seleccionar el más a apropiado?  Es decir sí me permite escenarios “qué pasa si”  que le permitan simular opciones distintas de plan y sus resultados?  Un verdadero ERP tiene esto como una funcionalidad natural, y usted selecciona el escenario que quiere que se ejecute y se convierta en el plan real.

Sin duda hay otras preguntas importantes que hacer a su posible proveedor de ERP, sin embargo, estas son las 5 primeras que no debe pasarlas por alto por ningún motivo. Si el vendedor no es capaz de contestarlas a cabalidad y demostrar que puede cumplir con la promesa de venta, está frente a un posible riesgo de que el sistema que le están ofreciendo no satisfaga las verdaderas necesidades de la planificación de la producción, y al poco tiempo tenga que empezar de cero nuevamente. Lo cual se traduce en un doble -y en ningún momento menor- gasto.

Si estas preguntas le han servido de ayuda para empezar a evaluar un verdadero ERP -y su partner- lea la segunda parte de este artículo, en el que se plantean 5 preguntas más que le ayudarán a profundizar en aspectos importantes para su inversión.

Recuerde que el objetivo de que una empresa manufacturera cuente con un sistema ERP es poder planificar sus recursos no solo financieros, comerciales y logísticos sino, y especialmente, su producción. Si el sistema que planea comprar no puede cubrir este aspecto eficientemente, usted terminará con nada más que con una contabilidad costosa.

Grupo Novatech

Es la firma líder del Ecuador en Consultoría e Implementación de Soluciones Tecnológicas Empresariales. Desde 1995, ha servido con éxito a más de 800 empresas en el Ecuador y Latinoamérica, con soluciones tecnológicas líderes en el mercado mundial, siempre acompañadas con consultoría especializada para su sector y una estructura de soporte ágil.