Cinco cosas que se deben hacer al pasar de la selección de software ERP a su implementación

Implementación ERP

Por José Samaniego T., Coordinador de Marketing de Novatech.

Como parte del esfuerzo de transformación digital, las organizaciones se embarcan en un proyecto de implementación, cambio o migración de software ERP. Una vez que han pasado por la fase de selección del software, por lo general, el equipo está listo para avanzar en el proceso de dejar atrás el viejo sistema y, con suerte, entusiasmado con las posibilidades que puede brindar la nueva tecnología.

Sin embargo, con demasiada frecuencia las organizaciones se apresuran de una fase a otra sin un plan concreto. Pasan por alto el hecho de que la transición de la selección del ERP a la implementación es posiblemente la parte más importante de todo su proyecto. Más que cualquier otra etapa, esta fase determinará si su plan es exitoso, si su presupuesto es realista y si sus beneficios comerciales son alcanzables.

Luego de más de 100 proyectos ERP ejecutados, creemos firmemente que es vital tener una transición fluida y bien pensada desde la selección hasta la implementación. Caso contrario, podría ver a su organización gastando un montón de dinero por adelantando, y luego tener un medidor funcionando con costosos consultores técnicos del software.

Si bien la transformación digital no es algo simple (desconfíe de quien le diga que lo es), aquí compartimos estas cinco recomendaciones fundamentales de Panorama Consulting que debe tener en cuenta durante esta etapa crítica para lograr que su proyecto sea exitoso:

1. Defina un plan de programa claro: no confíe solo en el plan técnico del proveedor de software

Los proveedores de software generalmente son buenos instalando y configurando software, pero, en general, no son tan buenos en todos los demás componentes clave necesarios para que su proyecto tenga éxito. Por ejemplo, el cambio organizacional, la reingeniería de procesos comerciales, la migración de datos y las pruebas de aceptación de usuarios son áreas que comúnmente no son abordadas por los consultores de software, por lo que su plan general de proyecto debe llenar estos vacíos. Piense en la línea de tiempo propuesta proporcionada por sus consultores de software como una sola entrada que modificará y agregará, como parte de su plan de programa general.

2. Reúna a su equipo de proyecto interno y externo.

Debe dedicar un tiempo considerable a definir y reunir los recursos que respaldarán la implementación de su proyecto. Esto debería hacerse mucho antes de que lleguen los consultores de software y el tic-tac del reloj de facturación. Deberá asegurarse de tener un equipo con funciones y responsabilidades documentadas, que incluya un gerente de proyecto, un equipo central, expertos en la materia y un comité directivo ejecutivo. Considere verificar sus necesidades y su proceso de pensamiento con un consultor de ERP. Esto es para evitar estar obligado a simplemente aceptar recursos que su proveedor o consultores de software podrían recomendar.

3. Defina el gobierno y los controles del proyecto.

Las implementaciones de ERP se ejecutan lateralmente de forma rápida si no se gestionan de manera estricta, por lo que es importante contar con controles y un gobierno del proyecto muy claros. Deberá tomarse el tiempo para definir cómo se toman las decisiones, quién aprueba la personalización, cómo se gestionan las solicitudes de alcance, qué hacer cuando el software no se ajusta exactamente a sus necesidades, y una serie de decisiones críticas que pueden hacer o deshacer un proyecto a mitad de camino. Esta es una necesidad que con frecuencia se pasa por alto y se entiende mal, así que considere la experiencia de los consultores de ERP para ayudar a definir este gobierno y analizar este marco (con base en las mejores prácticas de otras organizaciones y otros proyectos de ERP). Las empresas en promedio realizan cambios importantes en el sistema cada cinco, siete o diez años, así que no se sienta culpable por llamar a consultores que hacen estos proyectos de ERP diariamente para ganarse la vida. Para utilizar una analogía deportiva, si no está entrenado, con habilidades y en plena forma, probablemente no esté esperando ingresar al juego de fútbol como mariscal de campo.

4. Participe en la gestión de procesos comerciales.

Los proveedores de software pueden decir que el software impulsará las mejoras de su proceso comercial, pero eso es un mito. Usted y sus empleados impulsarán las mejoras en los procesos comerciales, no su nuevo software ERP. Sí, el software le dirá cómo exactamente ocurrirán las transacciones comerciales, pero solo usted y su equipo pueden definir cómo le gustaría que su negocio opere en su estado futuro. Además, el software ERP es demasiado flexible para proporcionar una respuesta a cualquier proceso dado, por lo que deberá definir los procesos preferidos de su negocio desde el principio, de lo contrario, pagará por costosos consultores técnicos para sentarse y esperar mientras su equipo intenta decidir cómo debe funcionar su negocio.

5. Desarrollar una estrategia y plan de gestión de cambio organizacional.

La gestión del cambio organizacional es la causa principal de falla de un proyecto ERP, por lo que es importante contar con una estrategia y un plan claros antes de que su implementación comience en serio. Asegúrese de definir los impactos del cambio como parte del paso anterior, que proporcionará la base para la estrategia global de cambio organizacional. Aún no ha existido un CIO, CFO o gerente de TI que dijeran haber deseado pasar menos tiempo en actividades de gestión organizacional.

Conclusión: usted tiene el control de sus esfuerzos de ERP y de transformación digital, por lo que debe asegurarse de gestionarlos en consecuencia. Usted es el propietario del proyecto, así que despliegue los mejores recursos internos y externos que pueda. No se apresure a comenzar el proyecto prematuramente antes de estar preparado, y no dude en solicitar un tiempo de espera si no se siente bien. Esta es una gran decisión y un proyecto arriesgado con mucho en juego, por lo que es importante controlar la calidad y el ritmo del proyecto desde el principio.

La ventaja única de Novatech es que, al ser una empresa especializada en consultoría de procesos y operaciones -y no sólo una empresa de tecnología, le puede ayudar a llevar a cabo estas cinco recomendaciones para que su proyecto de transformación digital resulte exitoso. Es decir, que cubra sus necesidades reales, con procesos bien definidos que apoyen sus ventajas competitivas y respalden su crecimiento futuro; y sin excesivos costos adicionales no contemplados al inicio del proyecto.

Grupo Novatech

Es la firma líder del Ecuador en Consultoría Estratégica e implementación de Soluciones Tecnológicas Empresariales. A lo largo de 22 años de trayectoria, ha servido con éxito a más de 600 empresas en el Ecuador y en la Región Andina, con soluciones tecnológicas líderes en el mercado mundial, siempre acompañadas con consultoría especializada para su sector y una estructura de soporte ágil.