5 Recomendaciones para la Gestión del Supply Chain en tiempos de crisis

Diagrama de Supply Chain

Por Pablo Ubidia.

Si entendemos el Supply Chain como la cadena de procesos operativos que realiza una organización desde sus proveedores hasta sus clientes, el reto de las empresas ha sido siempre adaptar ese Supply Chain a las condiciones cambiantes del mercado, donde hoy en día la tecnología termina jugando un papel clave para optimizar sus procesos y sincronizarlos con el fin de atender la demanda con la menor cantidad de recursos internos.

En los procesos del Supply Chain está la mayor parte de los egresos de una empresa, y casi la totalidad de los ingresos.  ¡Su gestión apropiada puede maximizar los beneficios!

En escenarios positivos, las organizaciones se dan el lujo de pagar costos de transporte adicionales, mantener altos inventarios, trabajar horas extras, hacer entregas parciales.  El negocio es generoso y las ganancias cubren fácilmente estos excesos.

En tiempos actuales, por el contrario, cuando la situación es difícil, las empresas buscan hacer lotes más chicos, reducir las compras, bajar los inventarios, optimizar el transporte, enfrentar la agresividad de la competencia y sacrificar los márgenes.  Las exigencias para el Supply Chain se mueven alrededor de reducir costos, optimizar recursos, consolidar proveedores, liberar flujo de caja gestionando apropiadamente el inventario respecto a los pedidos.

En ambos casos, las actividades del Supply Chain son las herramientas que las empresas utilizan para atenuar los efectos, aprovechar las oportunidades o protegerse de las amenazas.

Cambio en órdenes anuales en sectores industriales EE.UU.

En épocas críticas, las condiciones del entorno complican la realidad de las organizaciones, haciendo mucho más visibles los problemas internos de decisiones lentas y equivocadas, alta presión competitiva, o bajo nivel de servicio al cliente.

Durante la crisis financiera de los años 2008 – 2009, en Estados Unidos, la cantidad de órdenes recibidas por clientes tuvieron una disminución superior al 40 % en algunos sectores industriales, según nos muestra el gráfico # 1.

El Supply Chain de las empresas fue puesto a prueba para reaccionar positivamente en el nuevo contexto.  Ideas innovadoras fueron implementadas para enfrentar ese reto.

De las experiencias en otros países, se pueden resumir las siguientes cinco recomendaciones:

  1. Entender la demanda real: Muchas empresas no miran el futuro, y las crisis les golpean sin misericordia en condiciones de ninguna prevención. Cuando las empresas continúan trabajando con los mismos estándares de antes asumiendo que se vive algo temporal y que las ventas históricas se repetirán, es cuando el fracaso es inminente. Hoy en día ya no es suficiente utilizar un Excel para multiplicar esa historia y adivinar un futuro plagado de ingredientes diferentes. Las organizaciones deben planificar a través de un esquema formal de generación de pronósticos justificados y analizados en detalle. Es de vital importancia buscar alinear la real demanda con la producción y las compras. Para esto, las decisiones de compra y producción deben estar sustentadas en datos confiables, suficientes e integrados. Las empresas deben acercarse a los clientes para mirar sus proyecciones y desarrollar escenarios con premisas conocidas y argumentadas.
  2. Dar continuo seguimiento y asegurar el suministro: El abastecimiento de materiales debe ser manejado con otro criterio.  Si los proveedores son locales, también tendrán impactos debido a la crisis y necesitarán trabajar muy de cerca con sus clientes.  Si los proveedores son internacionales, es muy probable que las condiciones comerciales tiendan a cambiar debido a los bajos volúmenes, mayores riesgos, dificultades en los flujos, frecuencias de compra, etc.  De la misma forma que se recomienda acercarse a los clientes, también es importante incrementar el contacto con los proveedores y buscar nuevos escenarios de colaboración.  Identifique sus proveedores críticos, anticípese a los hechos, planifique en conjunto, busque esquemas de mutuo beneficio, trabaje junto a ellos en proyectos de mejoramiento con impacto en costo y servicio, incremente la comunicación.Días de inventario promedio trimestral 2007-2010
  3. Crear cadenas de suministro suficientemente flexibles: Su Supply Chain debería funcionar como un acordeón, en donde las capacidades se ajustan rápidamente a los cambios de condiciones y de demanda, tanto hacia arriba como hacia abajo.  Juegue con sus recursos:  su fuerza laboral, sus instalaciones y capacidad instalada, sus inventarios.  Trate de implementar algunos criterios de justo a tiempo y producción lean, estudie sus procesos y configúrelos con escenarios variables para que puedan desempeñarse exitosamente en casos extremos. Estudie los efectos de una demanda cambiante, y transforme la mayor parte de sus costos fijos a variables. Renegocie sus contratos hacia realidades más flexibles.
  4. Liberar flujo gestionando el inventario: En época de crisis, las empresas tienen más problemas por el flujo de caja que por los resultados económicos.  Y cualquier acción que las empresas tomen, requerirá de al menos de un par de ciclos completos del negocio para reajustarse.  En el gráfico # 2 se presentan datos de la evolución de los días de inventario de varias industrias en Estados Unidos, en el período 2007 – 2010, para ver su efecto debido a la crisis.

Se puede observar que en todos los casos se generaron picos que alcanzaron hasta 70 % de incremento respecto a los puntos de referencia, durante 6 meses, hasta revertir la tendencia.  Las empresas trabajaron en controlar sus compras alineadas milimétricamente con sus ventas, revisar continuamente sus políticas de inventario y gestionar las entregas a clientes con estrategias innovadoras de mercadeo.

5. Prepararse para el siguiente ciclo positivo: Las crisis se presentan en forma cíclica y los momentos difíciles no duran toda la vida. La crisis debe permitir fortalecer las capacidades internas para reaccionar rápida y ordenadamente ante ciclos positivos. Si los momentos de crisis son aprovechados para consolidar fortalezas, el momento del despegue las organizaciones ganarán mayor participación del mercado, hasta que se alcance un nuevo equilibrio.  Las empresas previsivas trabajan en tres temas: a) retienen al talento humano clave, b) trabajan en proyectos de largo plazo aprovechando las manos libres disponibles por la recesión, y c) definen planes de crecimiento para estar preparados cuando los síntomas reflejen cambios en el comportamiento del mercado.

En todos los casos, la crisis enseñó que las organizaciones deben ser continuamente ágiles, flexibles, con su mente siempre en el largo plazo.  El Supply Chain fue usado estratégicamente para reaccionar ordenadamente hacia abajo como también hacia arriba. La crisis debe promover en las organizaciones la obligación de pensar y actuar estratégicamente, analizando cuidadosamente los elementos del contexto interno y externo, y reconociendo señales de cambios.  De esta forma, probablemente estén mejor preparados en la siguiente crisis, y puedan darse cuenta que dicha crisis también les ofrece oportunidades.


Documento escrito por Pablo Ubidia – Novatech, 2017, tomando algunas ideas del artículo “5 Lessons for Supply Chains from the Financial Crisis”, de Kai Hoberg, profesor asociado de Supply Chain y Estrategia de Operaciones en Kühne Logistics University, Alemania.