5 Recomendaciones clave para minimizar los riesgos en la implementación de un ERP

Por Cynthia Yerovi, Gerente de Cuentas Estratégicas de Novatech.

Las fallas en un ERP pueden ser más comunes de lo que piensa, pero no ocurren simplemente sin previo aviso. Tampoco ocurren de la noche a la mañana. En cambio, las fallas y otros desafíos de proyectos de implementación de ERP tienden a acumularse con el tiempo. Los riesgos aparentemente pequeños se vuelven más grandes, mientras que un subconjunto de riesgos puede mutar en desafíos exponencialmente más complejos a lo largo del tiempo. Si no se identifican, gestionan, reducen o eliminan adecuadamente, estos riesgos llegarán a un punto crítico, causando estragos en el proyecto o, lo que es peor, provocarán una falla total.

Para el ojo entrenado, muchos riesgos son reconocibles desde el principio. La clave es saber qué buscar y cómo navegar los desafíos. Este proceso iterativo puede llamarse “estrategias accionables para la mitigación de riesgos”. Los riesgos vienen en muchas formas, si está demasiado cerca de su proyecto (inmerso en detalles) o no tiene una especialización profunda en las transformaciones digitales, el camino a seguir puede estar lleno de baches.

A continuación, comparto cinco recomendaciones clave de Panorama Consulting sobre la evaluación del riesgo en proyectos de implementación de ERP:

1. Busque recursos de terceros independientes e imparciales para llevar a cabo una evaluación de riesgos formalizada a lo largo de su implementación.

Un punto crucial es aceptar el riesgo existente y proponer un esfuerzo concertado y un plan para controlarlo. Una evaluación objetiva y de terceros de su implementación es una mejor práctica. Es clave involucrar a alguien que no esté nublado o demasiado cerca de los detalles del día a día para reconocer los riesgos y las señales de advertencia. Una forma de hacerlo es apoyarse en un recurso que no forme parte del equipo del proyecto. Alguien cuya área de experiencia incluya experiencia en evaluación de riesgos con varios proyectos similares a lo largo de su carrera.

Estas evaluaciones deben realizarse regularmente a lo largo de su implementación para identificar la probabilidad de ocurrencia, la gravedad de la consecuencia y el impacto. A diferencia de la mayoría de los miembros de su equipo, un socio externo también puede dedicar tiempo y metodología a este importante esfuerzo (piense en identificar, administrar, eliminar o evitar o reducir riesgos de manera proactiva).

2. Observe los posibles riesgos de implementación de ERP desde todos los ángulos posibles

Los riesgos del proyecto vienen en diferentes formas, tamaños y variaciones por lo que es importante evaluar su proyecto utilizando diferentes “lentes”. Los factores de riesgo pueden abarcar un espectro relacionado con las personas, el proceso y la tecnología. Identificar y reconocer el riesgo más temprano es preferible a reaccionar a los factores de riesgo a medida que aparecen. Por ejemplo: datos, administración de cambios organizacionales, procesos comerciales, administración de proyectos y una serie de otras áreas. Independientemente del marco de evaluación que decida utilizar, es importante que proporcione un análisis exhaustivo y estructurado de su proyecto de manera puntual.

3. Evaluar el riesgo del proyecto utilizando las causas principales más comunes de la falla ERP

Se debe reconocer que hay aspectos comunes en todos los proyectos de implementaciones de un ERP (riesgos, impactos de costos, puntos de falla).  En lugar de recrear la rueda, es útil comenzar evaluando los riesgos del proyecto en relación con lo que experimentan otros proyectos similares.  Esto ayuda a garantizar que tenga una “lista de verificación” para ayudar a identificar y concentrarse en los riesgos y amenazas específicos del proyecto. Dicho esto, también se debe considera que se trabaja en un entorno en constante cambio. La capacidad de monitorear y ajustar es clave, así como comprender cómo puede cambiar el perfil de riesgo del proyecto.

4. Priorice los riesgos e identifique los planes de mitigación de riesgos

Cuando se realiza correctamente, la mayoría de las evaluaciones de proyectos identifican más riesgos de los que pueden abordarse razonablemente con recursos limitados y miembros del equipo. Además, no todos los riesgos requieren una estrategia de mitigación. Por lo tanto, la priorización es importante ya que permite que su equipo se centre en abordar las cuestiones que plantean el riesgo más inmediato y / o mayor para su proyecto. Una visión objetiva de su proyecto y mucha experiencia asegurarán que los problemas más urgentes se aborden primero. Para estos riesgos de máxima prioridad, querrá crear y ejecutar un plan de mitigación de riesgos respaldado por un plan de contingencia.

5. Reconocer los signos de alerta temprana del riesgo de implementación de ERP

Es importante no subestimar la complejidad de una implementación de ERP. Tampoco es una exageración decir que existe una correlación directa entre las implementaciones exitosas y la identificación temprana del riesgo. La experiencia y la investigación muestran que la mayoría de las fallas de ERP se pierden con el tiempo. Una serie de errores pequeños, aparentemente insignificantes, pueden transformarse en puntos de falla que a veces son imparables cuando están desatendidos. Al igual que el “canario en la mina de carbón”, es importante reconocer el valor de las señales de alerta temprana.

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