Razones por las cuáles podría necesitar un ERP hecho para Industria 4.0

Por José Samaniego T., Business Development, Novatech.

Usualmente existe la creencia de que un ERP (Enterprise Resource Planning) sirve para la grandes empresas, o que solo éstas los pueden costear. Sin embargo, hoy en día, gracias a los avances de la tecnología informática, existen sistemas que son asequibles para empresas medianas y pequeñas. Toda empresa debe, sin importar su tamaño, realizar al menos las siguientes funciones básicas: facturación, presupuestación, gestión de compras de insumos y/o materia prima, control de inventario, envíos y/o prestaciones de servicio, y gestión financiera.

Entonces, ¿cómo saber si una empresa requiere de un sistema ERP?

1. El crecimiento de la empresa dificulta el control

Cuando una empresa aumenta su tamaño, sea en ventas, recurso humano u operaciones, resulta imposible seguir teniendo toda la información «en la cabeza». Implementar un sistema ERP supone dotarse de una herramienta profesional para gestionar la empresa de forma fiable, eficiente y sin descuidar ningún aspecto que pueda poner en riesgo el negocio.

2. Las aplicaciones de software ya no cubren las necesidades del negocio

Prácticamente todas las empresas empiezan a trabajar con hojas de cálculo para registrar la información y llevar el control de los ingresos, costos y gastos de la compañía. A medida que van creciendo pasan a instalar algunas aplicaciones de forma individual. Algún software de contabilidad, un CRM, un gestor de proyectos, en fin. Sin embargo, llega el momento en que estas soluciones parciales dejan de ser suficientes y se hace evidente la necesidad de contar con un software ERP que permita integrar todas las funciones en un solo sistema.

Mantener múltiples aplicaciones, hojas de cálculo, varias versiones de programas, entre otras, convierte no solo el trabajo del responsable de TI en una pesadilla, sino también el trabajo de los responsables de producción, logística y ventas.

Al contar con un único sistema ERP profesional, los responsables de estas áreas pueden dedicar a tareas de mayor valor agregado, los pedidos a los clientes llegan a tiempo y el cumplimiento de ventas y registro de ingresos no se ve afectado.

3. Cada área es un «silo» con sus sus propios procedimientos

Cuando cada departamento actúa por separado, con su propia información y procedimientos, se vuelve complejo el control necesario que permite evaluar la salud financiera de la compañía y tomar decisiones de rectificación o mejora. Sin duda, algo está fallando cuando para conocer la situación del negocio se deben tener reuniones interminables con el contador y los responsables de cada área, leer un sinnúmero de informes y buscar cierta información en alguna máquina dentro de la oficina (¡en ocasiones, durante la reunión!). Cuando no se cuenta con un ERP, integrar la información en «silo» y alinear a los responsables a la misma «página» toma demasiado tiempo, esfuerzo y es susceptible a que se comentan errores importantes.

Por otro lado, un ERP obliga a estandarizar y coordinar todos estos procedimientos de trabajo y a tener la información integrada, fiable y al día. Para visualizar lo que se requiere no hace falta más que unos pocos clics.

4. La planificación de los recursos de producción se ha convertido en un cuello de botella

La finalidad de los sistemas ERP -y una de las principales diferencias con otros sistemas- es la PLANIFICAIÓN. Muchas empresas se olvidan de ese pequeño detalle, se olvidan de la «P» del «ERP». Sin embargo, estos sistemas ayudan a las empresas a planificar y gestionar el inventario, la producción y la logística. Este detalle es importante, ya que hay empresas a quienes les venden soluciones disfrazadas de ERP, enfocándose principalmente en los temas contables y financieros, y dejando a un lado los temas de planificación. Esto, además de no ayudar a resolver los problemas de producción, compras, logística y ventas, termina siendo no otra cosa más que una contabilidad costosa.

Si su empresa está teniendo problemas de planificación, tal vez es tiempo de que considere tener un verdadero ERP para industria. En mercados cada vez más competitivos la planificación ya no es un lujo sino una necesidad.

5. Atención al cliente insuficiente

Como ya se ha mencionado, una planificación inadecuada afecta no solo a la producción, sino también a las ventas. Por ejemplo, retrasos en aprobaciones de compras de materia prima tienen un impacto negativo en el inventario de productos terminados, retrasando tiempos de entrega y generando malestar al cliente. Al final del día, esto impacta en el resultado financiero de la compañía y flujo, creándose un círculo vicioso.

Por otro lado, los clientes esperan que las empresas conozcan qué compraron, cuándo y cómo pagaron, cuándo y cómo recibieron el producto, y cualquier otra información específica respecto a la interacción entre el cliente y la empresa. Si esta información no está integrada y no es fácilmente accesible para quien está en atención al cliente, la percepción del servicio decae y el riesgo de que el cliente vaya la próxima ocasión a la competencia crece radicalmente.

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